Nesse blog eu já falei sobre como planejar sua semana, planejar seu dia e como começar a se organizar do início. Mas eu ainda não expliquei o que é organização pessoal.
Organização pessoal, de uma maneira bem geral, é a capacidade que temos de seguir planejamentos de ações e manter uma ordem, seja no ambiente ou no sistema que você usa para se organizar.
Essa definição é para ser levada a risca? Não. Por exemplo, nem sempre vamos conseguir seguir um planejamento e tudo bem. Isso não quer dizer que não somos mais pessoas organizadas.
Já expliquei aqui como começar a organizar projetos, mas como aplicar a organização pessoal na vida? Este texto é uma introdução a organização pessoal, como você pode começar, como organizar sua vida e que métodos usar.
Porque a organização pessoal é importante?
Quando nos organizamos, conseguimos otimizar melhor nosso tempo, ou seja, mais tempo para nós, para nossa família e para nossos amigos. Sua vida fica mais tranquila quando está organizada. Claro que existem vários outros fatores para uma vida tranquila, por isso a organização pessoal vai entrar mais como um complemento para te ajudar.
Antigamente eu não conseguia concluir projetos. Eu tinha várias ideias, várias! Não conseguia concluir nenhuma. Faltava organização (e também resolver algumas questões na terapia). Depois que passei a me organizar melhor (e fazer terapia também) consegui começar a colocar meus projetos para frente.
Não foi de um dia para noite. Foi um processo longo. Alguns projetos ficaram para trás nesse percurso, mas consegui concluir vários e foi uma das melhores sensações da minha vida.
Outra forma que a organização me ajudou foi a liberar minha mente de preocupações com prazos e tarefas. Minha cabeça costuma ficar muito cheia de tarefas para fazer. Isso me gera muita ansiedade. Ter um lugar para colocar essas tarefas e ter a segurança de que estão lá, me deixa bem mais tranquila. Ainda rola ansiedade às vezes com isso, mas bem menos. Eu perdia muitas noites de sono antes, hoje não mais.
Organizando a sua mesa
Ter uma mesa organizada faz parte da organização pessoal, pois vai influenciar diretamente na forma como você trabalha ou estuda. Seu espaço de trabalho tem que está organizado para te ajudar. As coisas tem que estar no lugar e a mão. E você tem que saber onde cada coisa está para não perder muito tempo procurando. Não precisa ser minimalista, tem que funcionar para você.
Eu demorei para achar uma organização para minha mesa. Ainda acho que não está do jeito que realmente quero, mas já tá muito melhor do que era antes. Tenho vários porta lápis, tenho meus porta washi tapes que era uma coisa que queria a muito tempo, tenho uma caixa de entrada para colocar papéis e minhas gavetas tem vários nichos para colocar pequenas coisinhas e mais washi tapes 😊
Organização Pessoal na Agenda
Agenda é um item básico da organização. Eu uso desde criança, mas naquela época era muito por diversão ou registro. Usava como se fosse um Bullet Journal, olha só!
É importante deixar claro que na agenda só vai suas atividades agendadas, que seria compromissos dificilmente adiáveis. Como por exemplo: dias de pagamentos, consulta no médico, aulas, reuniões, eventos, etc.
Você até pode colocar um outro tipo de compromisso na agenda que chamamos de compromissos planejados, que são tarefas que você criou, mas podem ser adiados tranquilamente, por exemplo: pagar a conta nesse dia antes do dia de pagamento, dia de estudar para a prova, dia de planejar a semana, enviar e-mail sobre reunião, etc.
É legal diferenciar esses compromissos planejados na sua agenda. Eu uso agenda digital hoje em dia e coloco a cor cinza nesse tipo de compromisso. Cuidado para não colocar um monte de tarefas na sua agenda. Não coloque tarefas que você deseja fazer naquele dia. Sua agenda não é uma lista de desejos. Na sua agenda só entra o que realmente é muito importante.
Essa dica de compromissos agendados e planejados eu aprendi com a Thais Godinho do Vida Organizada.
Divida suas tarefas em tarefas menores
Eu aprendi essa quando estava na graduação de Mídias Digitais. Quando temos uma tarefa, podemos dividi-la em tarefas menores e distribuí-las durante a semana ou semanas, dependendo do seu prazo. Isso facilita na hora de tirar um projeto do papel.
Um exemplo: você vai lançar um curso, sua tarefa principal é lançar o curso. Mas isso nem é uma tarefa, é um projeto de tão grande que é. Então vamos dividi-la em tarefas menores: pesquisa, planejamento, produção, pós-produção. Cada uma dessas podemos dividir ainda mais. Em pesquisa podemos dividir em pesquisa na internet, pesquisa de público, pesquisa de plataformas, etc. Em planejamento vai ter planejar objetivos, didática, módulos do curso, formatos, conteúdo, etc. E assim vai.
Você pode subdividir em pequenas tarefas quantas vezes precisar. Pode colocar prazos também. Se quiser se aprofundar mais nessa técnica, ela é baseada no método de desenvolvimento ágil de softwares chamado Scrum.
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Otimizando o tempo
Agora algumas dicas para otimizar o tempo. Gosto de fazer isso quando estou em salas de espera, ônibus, viajando, essas coisas que não estão no nosso controle e temos que esperar mesmo.
Nesse tempo de espera eu adoro ler. Aproveito para adiantar meus livros. É uma forma de organização pessoal. Otimizando o tempo que antes não seria usado, agora estou usando para adiantar uma leitura. Às vezes aproveito esse tempo para preparar um post no Instagram também ou planejar alguma coisa. Depende também da internet. Quando lavo a louça, escuto um podcast, é outro exemplo.
Mas agora vem uma grande observação. Não estou dizendo para você pegar todos os seus momentos vagos e preencher com atividades. Não faça isso, só se você quiser.
Quando eu trabalhava em agência publicitária chegaram pra gente com uma ideia de ócio criativo e que tínhamos que preencher nossos intervalos com algo produtivo. Gente, não! Ócio criativo é não fazer nada e precisamos disso também. É realmente não fazer nada, é ficar ouvindo música olhando pro teto (faço às vezes). Às vezes precisamos de momentos de tédio e precisamos relaxar nosso cérebro. Isso é ócio criativo. Porque é de uma mente relaxada e descansada que sai novas ideias.
Use métodos para organização pessoal
Existem vários métodos de organização pessoal. Vamos falar de alguns deles. Primeiro o Kanban. Ele é o mais simples e popular. Consiste em você ter 3 colunas onde você organiza suas tarefas em “a fazer”, “em andamento” e “feito”. Eu não uso muito o Kanban hoje eu dia, mas já usei muito. Hoje quando uso, são variações dele. A ferramenta online Trello é ótimo para usar o método do Kanban.
O método que uso muito hoje é o GTD (Getting things done), no português A arte de fazer Acontecer. Este método tem como objetivo que você tenha uma vida mais tranquila e tire todo o peso das tarefas e compromissos da sua cabeça. É um sistema completo de organização que demora para implementar, mas que valeu muito a pena. Recomendo comprar o livro do David Allen, criador do GTD e também assistir os vídeos sobre GTD da Thais Godinho. Os dois juntos são perfeitos para implementar o método. Por isso você vai precisar também do livro, só os vídeos da Thais não resolvem, ela mesmo diz isso.
Para definição de metas, tenho um texto sobre metas e prioridades e outro sobre como alcançar metas que fala mais sobre o assunto. Além desses dois textos, existe outro método para definição de metas chamado de SMART, que é uma sigla em inglês para 5 critérios que você pode utilizar para definir suas metas: S (específico), M (Mensurável). A (atingível), R (Relevante) e T (Temporal).
Depois é transformar a meta num projeto e dividir em pequenas tarefas. Olha, parece com o Scrum! Nos textos que eu citei eu acabo abordando um pouco desse método. Não cheguei a citá-lo, pois não conhecia na época, mas de alguma forma seria uma variação dele.
Outro método, este para a organização da casa, mas pode interferir na sua produtividade também, é o método Konmari da Marie Kondo, escritora do livro A Mágica da Arrumação e Isso me traz Alegria. O método dela está ligado ao que você vai manter ou descartar e onde cada coisa vai ficar na casa. É interessante, bom para quem curte o minimalismo (não é o meu caso hehe). Mas dá pra aproveitar alguns conselhos que ela dá. Eu li o primeiro livro dela e quero ler o segundo, que dizem ser bem melhor e mais condizente com a nossa realidade.
Organização pessoal nas finanças
Esse tópico merece um texto só para ele! Organização pessoal pode sim ajudar muito na área financeira da sua vida. O método? Hoje uso basicamente planilhas. Como tenho uma pequena empresa acabei aderindo a um aplicativo que tá me ajudando muito que é o Qipo, mas para gastos pessoais gosto de planilhas.
Você pode usar planilhas digitais ou no papel, o que funcionar para você. E aqui vale testar. Eu testei muito e ainda testo. Ainda gostaria de achar um app perfeito para anotar meus gastos pessoais. Eu uso dois, mas complementares a planilha. Posso falar sobre eles num post futuro.
Use apps para organização pessoal
Tem muitos aplicativos que podem te ajudar a se organizar na vida. Eu tenho uma lista aqui no blog com 8 apps para organização pessoal. É um dos textos mais lidos daqui do blog!
Já digo que meu preferido é o Trello 👀
E planners e listas de tarefas?
Siim, você pode usar esses métodos também! Amo listas aliás! E como sei que muita gente também ama planners, listinhas e outras papelarias criativas para se organizar, eu criei um planner anual simples e perfeito para quem está começando a se organizar agora!
Qualquer dúvida que você tiver com o planner pode falar comigo nos comentários ou no meu Instagram @laysejuju.
Dica Bônus: desligue as notificações
É uma dica mais relacionada a produtividade, mas também tem tudo a haver com organização, pois se você está distraído demais, você não consegue se organizar. Uma das melhores coisas que fiz foi colocar meu celular no silêncio 24h por dia. Quando estou esperando uma ligação eu ativo o som de novo. Nem todo mundo pode fazer isso, mas se você puder desativar o som do celular quando estiver trabalhando, estudando ou fazendo algum planejamento, seria ótimo. Vai te ajudar muito!
E foi isso! Espero que este texto te ajude a iniciar essa jornada no mundo da organização pessoal.
Qualquer coisa se precisar estou no Instagram como @laysejuju, onde posto textos e dicas de produtividade, organização pessoal e criatividade.
Além disso tenho uma newsletter com vários textos sobre produtividade, reflexões, experiências e brindes! 💌
Foto da capa: nappy.co.
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[…] que esse mundo da organização pessoal é tão cheio de informação que a gente acaba não conseguindo fazer nada com tanta coisa na […]