Como ser mais produtivo? Há tempos procuro formas de melhorar minha produtividade. Já caí em alguns papos que não me ajudaram muito, mas outras dicas até que me foram úteis. No fim, é questão de testar e ver o que funciona com você.
Por isso trago esta lista com 20 dicas de como ser mais produtivo. Espero que te ajude, assim como me ajudou. Eu provavelmente vou atualizar esta lista no decorrer da minha vida, então é uma lista viva!
1- Não seja multitarefa
Não tem essa que temos que ser multitarefas. Faça uma tarefa de cada vez, foque em uma de cada vez. Quando fazemos várias ao mesmo tempo ficamos sobrecarregados, não fazemos nenhuma direito, é um caos.
Então como ser mais produtivo? Não caia nessa de ser multitarefa, é cilada!
2- Diga não
Essa foi a dica que mais demorei para implementar (e ainda estou no processo). Dizer sim para todo mundo é exaustivo e só vai fazer você se sobrecarregar. Quais são suas prioridades na vida? Sabendo disso fica mais fácil decidir para quem você vai dizer sim ou não.
Não precisa aceitar todas as tarefas ou todas as oportunidades (algumas são até ciladas 👀) Você é uma pessoa só, não dá pra agradar todo mundo, por isso temos que escolher o que aceitar e o que negar, para o bem da nossa saúde mental. E sem pressa, tá? É um processo que pode demorar, respeite seu tempo.
3- Com ser mais produtivo – Tenha prioridades
Como falei no texto sobre como eu organizo meu dia, tente sempre ter no máximo 3 prioridades no dia. Essas prioridades vão está dentro de áreas da vida, por exemplo, hoje vou priorizar trabalho, estudos e burocracias. Dentro de cada um destes, vai ter um prioridade. Tenho que terminar essa planilha hoje, é minha prioridade no trabalho. Depois vou estudar para a prova de inglês, não posso passar de hoje. Por fim, tenho que ir no banco liberar a senha do meu cartão. São suas 3 prioridades do dia, foque nelas!
Claro que pode sobrar tempo para fazer as demais tarefas, mas as suas prioridades, aquelas que não podiam esperar, foram feitas. Geralmente as tarefas que devem ser priorizadas são as que fazem as coisas andarem mais rápido ou se não forem feitas, vai te prejudicar, tipo aquela conta que se não pagar vai dá ruim.
4- Agende só o que realmente for necessário
Quer saber como ser mais produtivo com a agenda? Sua agenda é sagrada, só coloque lá o que realmente tem data: um aniversário, reunião, conta a pagar, compromisso, etc. Suas tarefas do dia não vão para a agenda, porque você não sabe se vai conseguir cumprir naquele dia. Acaba sendo apenas uma lista de desejos de tarefas que você quer cumprir.
Eu usei o Bullet Journal por muito tempo assim, agendando tarefas durante a semana e acontecia sempre de não dá conta. Chegava o dia e várias tarefas não completadas, porque não dava tempo ou acontecia algum imprevisto. Já não estava mais sabendo como ser mais produtivo com o Bullet Journal.
Hoje gosto de colocar um post-it no dia em questão com as tarefas que gostaria de fazer e vou anotando no bullet journal o que vou fazendo. Assim o bullet journal fica como um registro do meu dia e termino o dia mais satisfeita com uma visão melhor de como foi o meu dia.
E sobre as tarefas com data pra fazer, coloque alertas e alarmes. Eu sou bem esquecida com essas coisas e sempre coloco alertas para 1 semana antes, 3 dias antes, 1 dia antes, 3 horas antes e 1 hora antes, hehe. Dá pra fazer isso no Google Calendar e no Google Keep.
5- Como se mais produtivo – Silencie as notificações
Tá aí uma das melhores coisas que fiz na vida! Meu smartphone passa quase o dia todo silenciado e é ótimo, pois não tira minha atenção. Antes eu pegava ele o tempo todo pra ver as mensagens que chegavam a todo minuto. Mesmo quando eu ignorava, eu perdia minha concentração.
Se você não pode deixar seu celular no silencioso o dia todo, deixe ele assim pelo menos enquanto trabalha ou estuda. Tem aplicativos que até ajudam nisso como o Forest, onde você planta árvores digitais enquanto fica longe do celular. Funciona como a técnica do pomodoro, onde você foca no trabalho ou estudos por tipo 25 minutos e descansa 5 a 10 minutos, por exemplo. Posso falar mais sobre a técnica do pomodoro de como ser mais produtivo se vocês quiserem.
6- Use blocos de tempo
Essa é uma técnica que estou testando. Como ser mais produtivo sem poder colocar minha tarefas na agenda? Aí entra os blocos de tempo, onde você define horários para atividades gerais que você vai fazer no dia, tipo, pela manhã vou estudar, pela tarde vou trabalhar, a noite vou trabalhar no blog.
Esse foi um exemplo bem simples, mas você pode subdividir mais. Tem pessoas que colocam horários, mas você não precisa, pode ser só a sequência. Vai depender do seu caso. Pra mim, só a sequência não funciona tão bem, pois tenho alguns horários fechados. Quando eu testar melhor este método, trago um texto para vocês.
7- Esvazie a cabeça
Sempre que tiver uma ideia ou preocupação, coloque num papel e jogue numa caixa ou espaço na sua mesa para analisar depois. A ideia é esvaziar a mente naquele momento e se preocupar depois com aquilo com mais calma. É uma técnica do GTD (Getting Things Done) e tá funcionando muito bem comigo. Você pode comprar um suporte para folhas para colocar essas anotações. Recomendo o livro do David Allen se você quiser aprender mais sobre o GTD e os vídeos da Thais Goldinho para complementar no aprendizado.
8- Ouça uma música relaxante
Olha, eu subestimei o poder da música lo fi hip hop, hahaha. É ótimo para se concentrar! Experimente! Outras sugestões são músicas clássicas e música ambiente. Não sei o que tem essas música tranquilinhas que ajudam na concentração.
E se você trabalha ou estuda em locais com outras pessoas, seja colegas de trabalho ou familiares, uma boa é usar os fones de ouvido para não perder a concentração.
9- Regra dos 2 minutos
Como ser mais produtivo agora? Dá pra fazer essa tarefa em 2 minutos? Faça! Isso vai evitar que você acumule tanta coisa. Esse tempo pode variar, tá? Pode ser menos, pode ser mais. Vai depender da sua disponibilidade de tempo. Essa é outra dica do GTD.
10- Seu horário produtivo
Encontre seu horário de maior produtividade. É de manhã? A tarde ou à noite? Mas eu trabalho o dia todo? Você pode se organizar e deixar as tarefas mais puxadas para seu horário mais produtivo. Pelo menos tentar, porque sabemos que na vida real não vai ser sempre assim, infelizmente.
11- Tenha listas
Quem não ama uma lista?! Eu tenho muitas listas e alguma delas são: listas de textos para ler, lista do que comprar no mercado, lista do que comprar no shopping, lista de livros para ler, lista séries para assistir, lista de filmes para ver, etc. Essas listas tem me ajudado a não esquecer essas coisas no limbo da minha mente.
12- Beba água
Sim, água é importante para a produtividade. Na verdade, depois que comecei a beber água senti que fiquei mais ativa do que quando bebia café (não posso mais consumir cafeína). Por isso sempre tenho uma garrafinha de água comigo quando estou trabalhando ou estudando.
13- Se dê uma recompensa
Eu não fazia isso antes, porque achava que não fazia diferença, mas depois que comecei… Olha eu recomendo. Passo o dia pensando, vou terminar meu trabalho e assistir aquela série! Quando eu terminar esse projeto vou naquele café que eu amo! O dia fica mais feliz, sabe?
Na parte de prêmios que envolve comida eu não exagero, tá? Geralmente são para projetos maiores e demorados. Para o dia a dia me presenteio com joguinhos, filmes e séries 💜
14- Crie pastas para seus emails
Isso daria um texto a parte e posso fazer sim! Tenha pastas para seus e-mails ou marcadores no caso do Gmail. Para e-mails repetitivos crie filtros para mandá-los automaticamente para lá. A ideia é tentar manter sua caixa de entrada limpa!
É importante também checar seus e-mails todos os dias para mantê-los atualizados e organizados. Sobre as pastas, tenho para projetos, recibos e para e-mails que demandam ação e que estou esperando alguma resposta.
15- Como ser mais produtivo – Mesa Organizada
Tenha sua mesa de trabalho e estudos organizada. Nossa, isso ajuda muito a se concentrar. Quando a minha mesa vivia desorganizada, eu não conseguia fazer nada direito. Uma coisa que me ajudou a organizar minha mesa, por mais simples que pareça, foi ter um lixeirinho. É que eu acabava acumulando muito papel em cima dela.
Eu gosto de ter minha canetas, washi tapes, post-its, papéis, cola, tesoura, etc., tudo a mão na minha mesa para facilitar meu dia. E claro, minha água 😊
16- Delegue para alguém
Dependendo do seu trabalho ou com quem você mora, talvez dê para pedir para outra pessoa fazer aquela tarefa. Eu sempre tive raiva dessa dica, porque eu pensava, poxa não tenho ninguém. Até que listei todas as minhas tarefas (TODAS) e vi que podia delegar várias ao meu irmão.
17- Leia
Ler vai te ajudar a ler haha. Não, sério, ler é muito bom. Você aprende coisas novas, melhora seu vocabulário e melhora sua leitura. Ler ficção é ótimo para relaxar e desconectar de um dia de trabalho e estudo. Produtividade também é relaxar.
18- Pegue a luz do sol
O sol é super importante para te deixar desperto e diminuir o sono. Você pode deixar sua mesa de trabalho próxima a janela, você pode ir até a varanda de casa logo de manhã, na ida até ao trabalho, deixar entrar luz da janela do quarto quando você acorda, etc.
19- Evite trabalhar até tarde
Essa dica não vai funcionar para todos. Para mim, no meu caso, tenho que encerrar meu expediente às 18h, no máximo às 18h30. Se eu passar disso já fico muito estressada e cansada no dia seguinte (mas as vezes passo disso, acontece).
Trabalho em casa, então posso ter esse horário, apesar que no início, por trabalhar em casa meu expediente ía das 7h da manhã até as 22h ou mais. Eu só tinha vida para o trabalho e não estava me fazendo bem. Hoje consegui ajustar melhor meus horários de home office, principalmente por causa da saúde.
20- Como ser mais produtivo – Relaxe
Tire um tempo para relaxar, seja no fim da tarde, a noite, pela manhã. Pode mais de uma vez durante o dia se possível. Fazer pausas durante o dia é ótimo e faz super bem. Você pode tomar um café, beber uma água, um chá, ler um livro, ouvir uma música, um podcast, desenhar, tirar um cochilo, assistir uns vídeos no youtube, etc.
Realmente espero que esta lista de como se mais produtivo te ajude de alguma forma. Qualquer coisa deixe aqui embaixo nos comentários que respondo assim que puder!
Vou deixar aqui outros textos que podem te ajudar também:
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| Foto de capa: Urich Santana (Tem Que Ter)
